【Interview】デジタルツールで課内の業務を見える化し、情報の一元管理を実現

2026/02/25

「その一歩が、学校を変える。」

日々の業務の中にある工夫や挑戦。同じフィールドで奮闘する職員達のリアルなストーリーから、あなたの“次の一手”が見えてくるかもしれません。
「Next Up」は、学校の未来を担う私達自身の知恵と経験をつなぎ、広げるための企画です。

学校名：北海道科学大学

所属部署：総務部総務課主任

2016年4月、新卒で北海道科学大学に入職し学務部教務課　教務第一係に配属。2019年10月に学生課に異動し、課外活動や部活動、奨学金、保健管理等に携わる。2024年4月に総務部総務課に異動し、会議運営、各種式典運営、認証評価及びDX推進等を担当。

【サクセスエピソード】業務・情報の整理で残業時間削減、コミュニケーション活性化も

現在所属する総務部総務課において、デジタルツールを活用した業務の見える化と情報の一元管理に取り組んだことです。

2年前に今の部署に異動してきたのですが、同じタイミングで経験豊富な前任者が2名退職。異動のタイミングで昇格したこともあり、総務課の業務を早急にキャッチアップする必要がありました。

しかし、課内の業務全体が整理されておらず属人化しており、なかなか一人ひとりの業務が把握できませんでした。総務課の特性上、多様な企画業務を同時並行で抱えることになるため、以前から進捗共有や情報整理の難しさが課題となっていたようです。

さらには、本学の創立100周年事業の準備が動いており、式典周りを担当する総務部は同時期に多くの案件を抱えていました。そんな中、私個人として育児休暇を取得する予定があったことから、「課員の不在時にも課が安定して動ける体制を早急に整備する必要がある」と危機感を覚え、デジタルツールによる業務の見える化と情報の一元管理に踏み切りました。

具体的には、ツールを活用しながら課内の業務進捗を共有・確認できる仕組みを整え、誰がどの業務をどの段階まで進めているのか一目で分かるように整備しました。加えて、年間を通じた業務やタスクの流れをスプレッドシートに集約し、情報を一元管理しました。

各自がバラバラの方法でタスク管理していた状況から、シンプルで使いやすいツールに統一されたことで、ミスや抜け漏れが減少し年間残業時間も前年より削減されました。私自身も課全体の業務を俯瞰できるようになり、新しい環境でも慌てることなく、先手を打ってサポートに回れるようになりました。

細かな業務確認がツール上で全てできるようになったため、副次的な効果として、互いを知るためのコミュニケーションに時間を割けるようにもなりました。結果として職場の雰囲気も良好になり、課員が心理的にも健全な状態で働ける環境づくりに寄与できたと感じています。

【私の仕事術】変化に柔軟に対応しながらも自身の軸を持って突き進む

普段から「守破離」の考え方を大切にしています。守破離とは、「まず型を守り、次に工夫して破り、最後に自分の型を確立する」という成長の段階を示す言葉です。この考えをベースに、特に次の2つを意識してきました。

1.柔軟性を持ち、自ら変化する（守）

新しい環境には独自の文化や価値観が存在します。以前在籍していた部署と、現在所属する総務課とでは、業務スタイルに大きなギャップがあり、異動当初は壁を感じることも多かったです。
このような壁を乗り越えるために、「以前はこうだった」という固定観念を一度手放し、まずはその環境に敬意を持って向き合うことを心がけています。環境が変わると、求められる役割、関わる人、暗黙のルール、仕事の進め方等、多くの前提が一変します。従来のやり方に固執せず、自分の色を薄めて馴染んでみる。変化を前向きに受け入れる柔軟性が成果につながると考えています。

2.自分の軸を持ち、一貫性のある行動をとる（破・離）

コロナ禍を経験して強く感じたのは、“正解のない状況”が想像以上に多いということです。こうした不確実な時代や環境下では、他人との比較ではなく、自分が大切にしたい価値観に沿って「どう動くべきか」「何を優先するか」を判断するよう意識しています。“自分の軸”を持ち続けることは、一貫した行動を生み、変化の大きい時代をしなやかに乗り越えるための力になると考えています。例えば、業務の見える化を進める際も、単なる効率化ではなく「メンバー全員が安心して働ける環境づくり」という軸を持って取り組みました。相手を尊重しつつ、自分の考えも誠実に表現することが、周囲からの信頼につながると感じています。

【今後の展望】小さな改革を積み重ね前進し続けたい

本学では2027年に新しいキャンパスが誕生し、それに合わせて新しい学びの展開も予定されています。この大きな転換期に、現場を支える職員としてどのような価値を発揮できるのかが、今後の自分のテーマだと感じています。新キャンパスや新しい学びが、学生や地域の方々にとって魅力的なものとなるよう、裏方として環境整備や仕組みづくりに関わりたいです。

そして、本学がより注目され入学希望者が増えることはもちろん、「学校法人北海道科学大学で働きたい」と思ってもらえるような、本当の意味で愛される組織づくりにも貢献したいと考えています。これからも現状に満足することなく、小さな改革を積み重ねて前進し続けたいですね。

大学職員の皆さんには、失敗を恐れることなく、自分を信じて挑戦してほしいですね。たとえ失敗しても、それを糧にさらにチャレンジすればいいだけ。失敗の数だけ経験が積み重なり、周囲から頼られ必要とされる職員になれるはずです。

一方で、長く大学改革に関わり力を発揮し続けるためには、無理をしすぎないことも大切だと考えています。仕事と同じくらいプライベートも大切にすることで、一歩ずつ着実に進んでいけると思います。